Generador de facturas gratis

Qué es una factura y cuándo se manda

Una factura es el documento con el que le cobras a tu cliente después de haber hecho el trabajo: qué hiciste, cuánto cuesta, cuándo se vence el pago y cómo te puede pagar. Es distinta de la cotización, que va antes del trabajo y propone un precio; la factura va después y exige el pago de un trabajo ya entregado.

En servicios como limpieza, jardinería, plomería, mantenimiento de piscinas o reparaciones, la regla práctica es mandar la factura el mismo día que terminas. Cada día que tardas en facturar es un día que se recorre tu cobro, y las facturas que se mandan una semana después son las que terminan en la conversación incómoda del mes siguiente.

Si trabajas en Estados Unidos: la factura NO es fiscal

Esta es la confusión más común de quien viene de México, Colombia o Perú y empieza a trabajar por su cuenta en Estados Unidos. Allá la factura es un comprobante fiscal: el CFDI que timbra el SAT, la factura electrónica de la DIAN o de la SUNAT, con folio autorizado y validez ante la autoridad.

En Estados Unidos no existe ese trámite para cobrarle a tu cliente. Lo que en inglés se llama invoice, y que aquí traducimos como factura, es simplemente un documento comercial: tú lo emites, con tu numeración, sin pedirle permiso a nadie. No necesitas un sistema autorizado ni un folio del gobierno para cobrar legalmente.

Lo que sí necesitas es guardar tus facturas y tus gastos, porque de ahí sale tu declaración de impuestos al final del año. La factura no la timbras: la archivas. Si tu cliente es una empresa, es probable que te pida un W-9 para reportar lo que te pagó, y eso es un trámite aparte del documento de cobro.

Qué debe llevar una factura

No necesitas un diseño elaborado, necesitas que no falte nada de esto:

• Nombre, logo y datos de contacto de tu negocio
• Nombre del cliente y la dirección donde se hizo el trabajo
• Número de factura (una numeración tuya, corrida, sin saltos) y fecha
• Cada servicio o material por separado, con cantidad y precio unitario
• Subtotal, impuesto si aplica y total a pagar
• Fecha de vencimiento: "a pagar antes del…", no solo "gracias"
• Cómo te pueden pagar: transferencia, Zelle, cheque, efectivo o app

Ejemplo: cómo llenar una factura de servicios

Supón que terminaste la limpieza mensual de un consultorio. En el generador pondrías tu negocio (por ejemplo, "Limpieza Martínez LLC"), el cliente ("Consultorio Dental Rivera") y luego los conceptos: "Limpieza profunda de consultorio, 4 visitas de julio" a $180 cada una, y "Suministros de limpieza" como línea aparte.

Pon el número de factura siguiente al de la anterior, la fecha de hoy y un vencimiento a 15 días. En las notas escribe cómo quieres cobrar: "Pago por Zelle al (555) 123-4567 o cheque a nombre de Limpieza Martínez LLC". El PDF sale con tu logo y totales calculados, listo para mandar.

Errores al facturar que cuestan dinero

Casi todos los problemas de cobro en un negocio de servicios nacen en la factura, no en el cliente:

• No poner fecha de vencimiento: sin fecha, no hay retraso, y el cliente paga cuando se acuerda
• Numeración inventada o repetida: complica tu contabilidad y se ve improvisado
• Facturar de memoria días después: se te olvidan los extras y trabajas gratis
• Una sola línea de "servicios varios": invita a que te discutan el total completo
• No decir cómo pagarte: el cliente que quiere pagarte no debería tener que preguntarte cómo

¿Factura, recibo o cotización?

Los tres documentos son distintos y se emiten en momentos distintos. La cotización va antes del trabajo y propone un precio. La factura va después del trabajo y pide el pago. El recibo va después del pago y comprueba que ya te pagaron.

Un error común es entregar un recibo cuando todavía no te han pagado, o mandar una factura cuando el cliente ya te pagó en efectivo y lo que necesita es un comprobante. Si ya te pagaron y el cliente quiere constancia, lo que necesitas es el generador de recibos.